Es ist schön, als Arbeitgeber einem Bewerber mitzuteilen, dass man sich für ihn entschieden hat. Häufiger jedoch wird es notwendig sein, dass Sie Kandidaten absagen müssen. Und absagen sollten Sie alle Kandidaten – und zwar nicht, weil es arbeitsrechtlich notwendig ist, sondern weil das „ob“ ebenso wie das „wie“ einer Absage Einfluss auf Ihr Corporate Image und Employer Branding hat.
Rechtlich gilt es dabei zwei grundsätzliche Dinge zu beachten:
- Wie sollte die Absage formuliert werden?
Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen der Kandidaten, denen abgesagt wurde?
Das Wichtigste bei der Formulierung eines Absage – Sie sollten darauf achten, dass Sie mit Ihrer Absage keine Informationen an den Bewerber weitergeben, die diesem in einem Schadensersatzprozess nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nützen können. Denn auch wenn sich ein abgelehnter Bewerber nicht auf eine Stelle einklagen kann, ist es ärgerlich genug, wenn er Sie als Arbeitgeber auf Schadensersatz wegen Diskriminierung verklagen kann. Solche Prozesse sind in der Praxis zwar seltener als bei Einführung des AGG befürchtet, aber sie kommen vor.
Am einfachsten minimieren Sie dieses Risiko eines Schadensersatzanspruches, wenn Sie keine inhaltliche Begründung dafür mitteilen, warum Sie den Bewerber nicht berücksichtigt haben. Die Ablehnung – egal ob schriftlich oder mündlich – sollte also möglichst neutral formuliert werden. Auch auf telefonische Nachfrage sollten keine weiteren Begründungen zur Absage mitgeteilt werden.
Es bieten sich folgende Formulierungen an:
„Sehr geehrte/r Herr/Frau…,
wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Nach Prüfung aller Unterlagen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. (Alternative, insbesondere für den Fall, dass die Stelle weiterhin vakant ist: Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir nach Prüfung aller Unterlagen leider keine Möglichkeit sehen, Ihre Bewerbung zu berücksichtigen.)
Für die Zukunft wünschen wir Ihnen persönlich und beruflich alles Gute.“
Aber Achtung: Wenn Ihnen es sich um einen schwerbehinderten oder gleichgestellten Bewerber handelt und dies entweder offensichtlich ist oder er es Ihnen mitgeteilt hat, besteht nach derzeitiger Rechtsprechung ausnahmsweise eine Begründungspflicht für den Arbeitgeber. Hier bestehen hohe formale Anforderungen und aufgrund der Komplexität sollte der Einzelfall sorgfältig geprüft werden. Bei Bedarf unterstützen wir Sie hier gerne.
Hinsichtlich der Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen gilt folgendes zu beachten:
- Anerkannt ist ein Aufbewahrungsfrist von einiger Zeit nach der Absage. Danach sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Unterlagen – soweit elektronisch übermittelt – zu vernichten oder dem Bewerber zurückzusenden.
- Diesen Zeitraum sollten Sie als Arbeitgeber auch nutzen, da ein Bewerber nach § 15 Abs. 4 AGG zwei Monate Zeit hat, um eine Diskriminierung geltend zu machen und weitere drei Monate, um nach § 61b ArbGG Klage zu erheben. Bis dahin besteht für Sie ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung, um im Falle einer Klage auf alle benötigen Unterlagen zugreifen zu können (Bewerbungsunterlagen, internen Aufzeichnungen z.B. zu Bewerbungsgesprächen oder Telefoninterviews, Testergebnisse etc.).
- Wollen Sie die Unterlagen länger aufbewahren – z.B. weil der Kandidat so gut war, dass Sie ihn gerne für spätere offene Stellen berücksichtigen würden – benötigen Sie sein Einverständnis.
Sie sehen, selbst die Absage eines Kandidaten kann unter Umständen kniffelig sein – wir beraten Sie gerne.
